Dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) to jeden z najważniejszych dokumentów w procesie logistycznym każdej firmy. Jest to dokument potwierdzający wydanie towaru z magazynu i jego przekazanie odbiorcy, stanowiący podstawę do wystawienia faktury VAT. Prawidłowo wypełniony dokument WZ powinien zawierać szereg istotnych informacji, które pozwalają na jednoznaczną identyfikację transakcji.

Każdy dokument WZ powinien zawierać dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy (pełne nazwy firm, adresy, NIP), numer dokumentu oraz datę wydania towaru. Kluczowym elementem jest specyfikacja wydawanych towarów, która powinna obejmować: nazwę towaru, jednostkę miary, ilość oraz ewentualnie cenę jednostkową i wartość (choć ceny nie są obowiązkowe na dokumencie WZ).

Warto pamiętać, że dokument WZ nie jest dowodem sprzedaży – pełni rolę dokumentu magazynowego potwierdzającego wydanie towaru. To właśnie dlatego często stosuje się go jako dokument poprzedzający wystawienie faktury, szczególnie gdy dostawa towaru i wystawienie faktury następują w różnych terminach.

Poniżej prezentujemy uniwersalny wzór dokumentu WZ, który można dostosować do potrzeb swojej działalności. Dokument został przygotowany zgodnie z wymogami prawnymi i zawiera wszystkie niezbędne elementy.

Czym jest dokument WZ i kiedy go stosować?

Dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) jest dokumentem magazynowym, który potwierdza wydanie towaru z magazynu. Nie jest on dokumentem sprzedaży, a jedynie potwierdzeniem fizycznego przekazania towaru odbiorcy. Dokument WZ jest szczególnie przydatny w sytuacjach, gdy:

• Wydanie towaru i wystawienie faktury następują w różnych terminach
• Towar jest transportowany do innej lokalizacji przed sprzedażą
• Istnieje potrzeba dokumentowania przepływu towarów w firmie
• Wydawany jest towar na podstawie zamówienia

Wymagane elementy dokumentu WZ

Choć przepisy nie określają dokładnie, jak powinien wyglądać dokument WZ, to w praktyce gospodarczej przyjęło się, że powinien zawierać:

• Numer dokumentu – umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację
• Datę wystawienia – określającą moment wydania towaru
• Dane sprzedawcy i nabywcy – pełne nazwy firm, adresy, NIP
• Specyfikację towarów – nazwy, ilości, jednostki miary
• Miejsce wydania towaru – adres magazynu
• Podpisy osób – wydającej, odbierającej i ewentualnie zatwierdzającej

Jak dostosować wzór dokumentu WZ do własnych potrzeb?

Prezentowany wzór dokumentu WZ można łatwo dostosować do specyfiki prowadzonej działalności. Oto kilka możliwych modyfikacji:

• Dodanie logo firmy w nagłówku dokumentu
• Rozszerzenie tabeli o dodatkowe kolumny, np. ceny jednostkowe, wartość netto
• Dodanie numeru rejestracyjnego pojazdu transportującego towar
• Umieszczenie dodatkowych informacji o warunkach transportu lub przechowywania
• Dodanie pola na uwagi dotyczące stanu towaru przy odbiorze

Dokument WZ a przepisy prawne

Warto wiedzieć, że dokument WZ nie jest bezpośrednio regulowany przez Ustawę o rachunkowości czy przepisy podatkowe. Jest on jednak ważnym elementem dokumentacji wewnętrznej firmy i może być wymagany podczas kontroli skarbowej jako potwierdzenie przepływu towarów.

Zgodnie z dobrymi praktykami księgowymi, dokument WZ powinien być wystawiany w co najmniej dwóch egzemplarzach – jeden dla wydającego, drugi dla odbierającego. W przypadku firm stosujących systemy komputerowe, dokument może być generowany elektronicznie i przechowywany w formie cyfrowej.

Dokument WZ a faktura

Często pojawia się pytanie o relację między dokumentem WZ a fakturą. Należy pamiętać, że:

• Dokument WZ nie zastępuje faktury VAT – jest jedynie dokumentem magazynowym
• Na podstawie dokumentu WZ można później wystawić fakturę VAT
• Wiele systemów księgowych umożliwia automatyczne generowanie faktury na podstawie WZ
• Na fakturze można umieścić informację o numerze powiązanego dokumentu WZ

Korzystanie z dokumentów WZ znacząco usprawnia procesy logistyczne i księgowe w firmie, szczególnie gdy wydanie towaru i wystawienie faktury nie następują jednocześnie. Właściwie prowadzona dokumentacja WZ pomaga uniknąć nieporozumień z kontrahentami oraz stanowi ważny element kontroli wewnętrznej przepływu towarów.